通用企业管理制度

北京服务器托管

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第一章印章管理制度
一、总则:
为了保证公司印单使用的合法性、严肃性和可靠性,杜绝违法行为,维护公司利益,特制订本管理制度。

二、公司的印章包括:
公司行政公章、财务专用章、合同专用章、法人章、法人签名章、专用章及各部门业务用章。

三、公司印章的保管:
1、公章行政公章,公司法人代表签名章由总裁秘书保管。
2、财务专用章、合同专用章、法人章、报关专用章由财务部专人保管。
3、各部门业务章由各部门专人保管。

四、公司印单的使用审批流程:
1、各部门因业务需要使用公章,需填写《用印申请单》,部门总监签字审核,总裁签字核准后,公章保管人方可给予盖章。
2、正常的财务业务需要使用财务专用章、法人章和报关专用章,由财务部负责人掌握使用;其他事项需要使用,必须经总裁批准后方可使用。
3、各部门如因业务需要盖合同专用章,需填写《合同审批表》,部门总监签字后,提交给资源部,资源审核后,由法务审核,最后由财务部SVP和总裁核准后,方可使用。
4、如因项目需要申请,则《合同审批表》需由项目经理审核,提交给资源部,资源部审核后,由法务审核,法务审核后,最后由财务部SVP和总裁核准后,方可使用。

五、公司印章的管理:
1、公司印章均由专人负责保管,各部门如业务需要用印,必须按上述审批流程进行审批,核准后,印章保管人方可用印。
2、任何人不得以任何借口要求在空白书面上加盖印章。
3、公司印章如发生遗失,印章保管人需立即报告总裁办;如是公安局备案的印章,则须立即登报报失。如因延误给公司造成损失,则严肃处理。
4、凡私盖公司印章或利用公司印章舞弊者,一经发现给予严肃处理。如给公司造成经济损失的,由当事人承担一切责任,情节严重的,追究其刑事责任。

六、相关事项:
1、持有公司印章的员工提出离职时,必须办理归还印章手续后方可办理离职。
2、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要,确需将公章带出使用,需提交《用印申请单》,由部门总监同意,并经公司总裁签字批准后方可带出。印章外出期间,借用人只可将公章用于申请事由,并对印章的使用后果承担一切责任。
3、如违反本规定,公司将追究相关人员的责任,若给公司造成一定经济损失或不良社会影响者,公司将追究其法律责任。

六、附件《审批流程图》

 

 

 

 

第二章出差管理制度
为规范员工出差管理,保障业务的顺利进行,依据成本最优化原则,特制定本规定。

一、出差申请程序
1、公司所有员工出差,均需填写《出差申请表》。
《出差申请表》必须注明出差时间、出差目的、交通工具,出差天数、费用预算,以及出差的工作任务和工作计划。
2、员工因业务支持需要的出差申请由部门总监核准;员工因项目需要的出差,则由项目经理核准。
3、因公务紧急,直接主管、部门总监未在当地,未能履行出差审批手续的,应通过电子邮件或电话确认,出差返回后补办审批手续,方可报销。
4、行政部前台凭出差人员所持的《出差申请表》方可给其办理相关订票和住宿事宜。
5、审批流程图:

 
四、出差申请审批权限:
1、员工出差申请,应经直接主管审核后,由部门总监核准。
2、部门总监(含)以上人员出差申请由总裁核准。
3、如因项目需要出差的员工的出差申请,经直接主管审核后,由项目经理核准。

五、出差费用类别及标准:

1、出差费用包括以下类别

2、公司员工报销按以下标准执行

备注: 1、出差人员的住宿要优先安排在公司租用的宿舍,当宿舍无法安置时方可入住酒店。
2、如当地没有宿舍,而需出差三个月以上者,由行政部进行费用评估,对比酒店及短期租赁宿舍成本后决定。
3、一类城市,是指北京,上海、深圳等直辖市或省会城市:其余均视为二类城市。
(1)随同高级职别人员出行的低级职别人员,食宿随高级职别人员。
(2)同性员工按两人一间标准间住宿,一人出差的住宿标准同上。
(3)路程在乘汽车或火车8小时以上,可申请乘坐飞机;在8小时以下5小时
以上,可申请火车卧铺;5小时以下为火车硬座。
(4)如因公务紧急,路程在8小时以下需申请乘座飞机的,需经总裁批准。
4、因项目出差,具体的报销类别和报销标准以所实施项目的备案标准为准。

六、出差费用报销
1、出差费用在以上标准范围内实报实销。
2、因陪同公司客户外出或其他特殊情况下的差旅费用超支或超规格乘坐交通工具,须事先经部门总监或项目经理批准,未经批准公司不予报销。
3、因公学习、考察等出差取得的技术、经济资料,须交由相关部门存档,否则不予报销。
4、员工出差返回或业务完成后,应在一周内报销费用、核销借款,特殊情况下不得超过两周。非经本部门总监批准,借款超过一个月或在当年年底仍未核销的,从借款员工工资中扣除。
5、出差人员要实事求是,如发现报销弄虚作假,一律按公司有关规章制度严肃处理。
6、其余未列明事项,以财务部《费用报销管理制度》为准。

七、票务预订及住宿管理:
1、出差人员在出发地,将《出差申请表》交由行政部前台进行机票或火车票预订,前台员工依此安排接机、住宿及返程机票(火车票)预订。
2、出差地有分公司或办事处,出差人员的住宿由当地的行政人员安排,其余出差地点,出差人员按上述出差标准,自行解决住宿。
3、出差地有公司签约酒店,须安排在签约酒店住宿,其他酒店费用不予以报销。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

第三章数据中心考勤管理制度
一、目的
本着维护企业发展,规范员工的出(考)勤管理,提高员工的工作自律意识,特制定本考勤管理制度。

二、适用范围:
各地数据中心员工。

三、工作制:
数据中心员工均采用综合工时工作制,按各部门排班表执行。

四、工作时间:
1、数据中心7×24小时值班岗位的值班时间按照实际排班表执行。
2、后勤人员值班按照部门的实际排班表执行。
3、其他人员每周工作五天,根据排班表轮休。
工作时间:
上午9:00—12:00
下午13:00 —18:00
或根据当地数据中心客户服务的需要制定相应作息时间,上班与下班间隔时间为9小时,其中包括1小时午休时间。

五、考勤管理:
1、员工须严格按排班表规定的时间上、下班,不得擅自调班,如有特殊情况需要调班的,必须直接主管同意,《调班表》交当地数据中心考勤负责人备案。
2、员工实行上下班刷卡考勤。
3、因特殊原因未刷卡或漏刷卡者,需向直接主管说明原因,并由直接主管在《考勤常用表》中签字确认,否则视为违反考勤规定。
4、员工各类请假详见公司《考勤及休假管理制度》,未经准假或假期届满未获准续假而擅自不上班者,以旷工论处。

六、迟到、早退、旷工、加班:
1、迟到:工作时间开始后出勤者视为迟到;
2、早退:在当日工作时间结束前退勤者为早退;
3、旷工:迟到及早退0.5-3小时视为半日旷工,扣除半日工资;迟到及早退3小时以上视为一日旷工,扣除当日工资且书面警告并通报批评。
4、加班:
(1) 因工作需要在八小时以外及节假日加班的,公司按照劳动法的规定给予补休,不能补休的支付加班费,所有加班必须事先完成《加班申请表》审批流程。
(2) 加班的补偿办法为相等时间的补休或支付加班费,具体执行方式由部门决定。
5、迟到、早退处罚规定:
当月累计迟到或早退三次,书面警告;当月累计迟到或早退5次以上(含5次),计旷工一天,扣除当日工资且书面警告并通报批评。旷工超过3天(含3天),属于严重违反公司纪律,可立即解除劳动关系。
七、员工请假规定:
1、工作时间因私外出需填写《请假申请单》。
2、《请假申请单》统一由当地数据中心考勤负责人整理保存,做为当月考勤计薪的依据。
3、员工休假,需由部门经理和数据中心负责人审批,报行政人事部后方可休假。
八、员工外出规定:
1、外出、轮休的工作交接规定:
(1) 部门经理以下员工的外出、轮休,由部门经理负责安排外出期间的工作交接。
(2) 部门经理以上人员的外出、轮休,由数据中心负责人负责安排外出期间的工作交接。
2、员工外出一小时以上的,均需在当地数据中心考勤负责人处登记外出时间。

九:出差管理:
具体详见《出差管理规定》

十、考勤统计:
1、公司的考勤周期即为计薪周期,自然月为一个周期。
2、各地数据中心考勤负责人在每月月底将《考勤考核汇总表》,交当地数据中心负责人审核后,提交数据中心总监审批,再提交人事行政部,以作为当月计薪的依据。

十一、违纪处理
公司严禁代人刷(打)卡,故意丢失或损坏门禁卡,一经发现将书面警告并由个人承担所造成的损失;累计三次以上(含三次)属于严重违反公司纪律,可立即解除劳动关系。

第四章 安全管理制度
一、管理组织
人事行政部负责本办法的实施。

二、管理内容
1、管理原则:实行“谁主管谁负责”的安全责任制分级管理原则;人事行政部作为公司的职能部门,负责公司内部日常安全保卫管理工作;各部门负责人负责本部门的安全保卫工作。
2、各部门职责
(1)人事行政部职责
A.严格执行公司制定的各项安全防范管理规定,完善安全保卫防范组织体系,根据实际情况制定日常安全管理细则。
B.对公司的重点要害部门(位)采取有效保护措施,对各重要部位配备的技术防范装置(如有)进行审定,并负责技术防范设备(如有)的安装认证。
C.公司内部发生的刑事、治安案件,应及时向公安机关报案,并协助进行调查处理;对发生的济诈骗,财产侵占类刑事案件开展前期调查并及时向公安机关报案配合侦察。
D.组织公司内部的安全检查,及时发现并消除安全隐患。
E.保证财务取送款的安全工作。
F.负责政府领导、重要客人和外宾参观公司时的安全工作。
(2)各部门职责
A.各部门负责人是本部门的安全保卫工作负责人,负责检查公司安全保卫的各项规章制度落实情况。
B.根据“谁主管谁负责” 的原则,各部门安全保卫负责人指定一名兼职安全员,负责监督、检查防火、防盗、防事故等安全保卫工作,确保本部门的各项安全。
(3)分公司负责人职责
A.组织落实公司安全管理工作的各项规章制度,监督人事行政部日常的安全保卫工作,并定期组织相关部门进行安全检查。
B.负责落实好节假日期间的值班人员。
C.指导人事行政部对本公司的重点部位制定防范措施,建立档案,对存在的隐患要及时报上级领导解决。
D.确保本公司安全技防报警系统(如有)和其它技防设备完好有效。
E.对本公司发生的刑事案件,要保护好现场,并报告上级领导;负责组织相关人员协助破案(紧急情况也可根据上级的指示先报告公安机关)。
F.对发生的经济诈骗、财产侵占类刑事犯罪案件应及时向上级领导和法务部汇报。
(4)财务、商务等部门职责
A.财务、商务等部门是公司经济活动的重要部门,为保障公司财产和员工人身安全,各部门安全保卫工作的基本任务是:防盗、防抢、防骗、防假、防破坏。
B.财务部配备的保险柜必须是国家技术监督部门和公安机关认可的品牌,并根据实际情况考虑安装报警系统。
C.财务备用金或收入的现金,必须及时存入保险柜,夜晚保险柜内存放的现金不能超过银行规定的数额;工作中要严格执行各项财务规定,识假防欺诈,严禁非工作人员进入财务室。
D.资源备案等部门要对各种票据、信息资料妥善保管,严防丢失,对重要资料应确保机密。
E.下班前要锁好保险柜,打乱密码,将钥匙带走,印章和支票要分开保管;检查关闭好门窗、电器,开启报警装置(如有),锁好门窗。
F.财务人员到银行或其它单位取送款和购买增值税发票等重要票据时,应有陪同人员随行护送并有专车负责接送。不得在无陪同人员随行护送的情况下,自行到银行取送款;不得在取送款途中办理无关事项,携款者不准随意下车、离车。
3、安全保卫的具体措施
(1)公司大门随时保持关闭,员工出入公司要刷卡开门,前台进行监督,外部人员来访要进行登记,长时间在办公区办公的外部人员,要办理临时胸卡;
(2)办公设备等公司资产需要带走的,经部门领导审批出门单并交于前台后方可带出。
(3)办公区域的个人办公桌抽屉内,严禁存放现金和贵重物品,更不能将现金、存折、重要文件资料、印鉴放置于桌面后离开。
(4)各部门员工未经部门负责人和人事行政部批准,不能私配办公室的钥匙,各部门保管的办公室大门钥匙丢失,应立即报告行政部,并及时更换门锁。
(5)公司及部门印章使用要有专人审批,严禁开具及持空白介绍信外出办事,遗失印章、单据和有价证券等材料,应及时向人事行政部及相关领导报告。
(6)对发生在公司内部的案件,每名员工都有义务配合行政部了解调查,积极提供线索。
(7)员工在办公区域捡拾到物品,应及时交行政部或部门领导妥善保管,设法查找失主。
(8)任何部门发生物资丢失或经济犯罪案件,应立即向行政部报告备案,行政部将视情况向公关报案;报告时要将丢失物品名称、数量、价值及发案的时间、地点、经过、经办人姓名讲清,以便立案侦察。
(9)各部门应确保所有人员计算机内部数据安全,要做到定期备份,未按公司要求进行备份并造成公司损失的,按员工手册要求进行处理。
财务制度篇
财务管理制度
第一章总则
1、明确各项费用的报销范围、报销方法和报销标准。
2、适用于各独立法人实体公司、分公司等。
3、各项费用审批按公司《审批权限》执行。
4、各项费用的审批及支出必须严格控制在费用预算范围内进行,遵循预算控
制,财务审核,上级审批原则。

第二章细则
一、市内交通费
市内交通费是指公司员工在公司所在地因公事外出发生的交通费用。
1、费用审批
(1)销售部交通费审批人为该部门负责人。
(2)行政人事部、财务部、和资源管理部、新业务部部门的交通费审批人为部门总监,超过权限总裁终审。
2、市内交通费报销形式:市内交通费报销分为定额报销和根据实际情况申请报销两种,定额报销仅限于销售部,具体金额参见报销备案,备案由销售部门报管理层审批签字,财务部汇总留存作为费用审核依据;其他部门根据业务实际需要报销市内交通费。
3、市内车费报销要求:在车费发票后本人签字,并在报销单费用明细说明中注明乘车的起止地点、金额、事由以及项目名称。加班打车请写清因何事加班,外出办事请注明因何事外出。

二、差旅费
差旅费是指公司员工出差发生的相关费用,主要包括交通工具费,出差地点交通费,住宿费,出差招待费,出差电话费。
1、费用审批
(1)出差人需要填写出差申请表,详见行政部门颁布的出差申请表及出差审批权限。
(2)出差申请需要审批同意。
(3)审批人是指部门主管,或项目主管。
(4)审批同意之后的出差申请需提供给行政部门,统一安排交通工具和住宿。
(5)审批同意之后的出差申请需要在报销时提供。
(6)未经审批的费用不予报销。
2、交通工具费
(1)行政部门统一安排交通工具。
(2)路程在乘汽车或火车8小时以上,可申请乘座飞机,在8小时以下5小时以上,可申请火车卧铺,5小时以下火车座位。
(3)如因公务紧急,路程在8小时以下,申请乘座飞机,需经总裁批准后,方可乘座。
3、出差地点交通费
出差地点交通费实报实销,限出差地的出租车发票及两地往返机场发票,发票注明起止地点和事由。
4、住宿费
(1)行政部统一安排住宿。
(2)行政部负责安排签约酒店或长期宿舍,无法安排的差旅地点住宿由员工自行解决,但需符合公司规定的住宿标准。
(3)住宿标准按照公司出差报销规定实报实销,如果超出住宿标准,请主管审批,财务审核有权直接扣减超标部分金额。
(4)住宿费报销需要提供酒店明细帐单和发票。
(5)员工住宿标准:参见《出差管理规定》。
5、出差招待费
原则参照招待费报销原则,报销时和相关差旅费同时报销。
6、出差电话费
出差时,因工作需要发生的电话费,需要主管审批,可以报销,报销时附电话费明细清单。
7、其他
(1)出差补助标准为每人每天80 元,记入员工当月工资抵扣个人所得税。不需要提供发票,不需在差旅费报销单上填写,由财务部审核会计根据报销单出差日期统计,每月10日将汇总差旅补助交人事行政部核算工资。
(2)境外差旅住宿和餐饮、交通费用报销在不超过200美元/天的范围内实报实销。
(3)外包服务部、咨询部门人员的差旅费需计入对应项目费用。

三、通讯费
1、公司不为员工购买移动电话,在公司规定的标准内报销工作相关的通讯费。部门经理根据工作需要申报部门员工的通讯费用报销标准,经管理层审批,在财务部备案。

四、业务交际、招待费
1、费用审批
(1)发生费用之前,需要对于费用进行预算,并且由主管审批同意。
(2)单项或单张发票费用超过1500元的招待费、会议费,除正常审批流程外,需要CEO审批。
(3)所有销售报销费用中单笔招待费(包括差旅招待)大于500元的需要销售VP审批。
(4)审批人是指部门经理,或授权审批人。
2、招待费
(1)招待费明细单的填制要求: 报销招待费,除需要填写日常费用报销单作为正式报销凭证外,另外填写招待费明细单作为附件,应在此清单上注明招待的金额、具体人员(此清单单独保管)、事由、项目号和宴请时间。
(2)超标准招待费报销除正常审批流程外,必须经CEO审批。
3、礼品费
(1)公司各部门、各分支机构需要礼品,应事先申请,获取部门经理审批同意后,由行政部统一办理,不允许擅自购买。出差过程中计划之外需要购买礼品,须经其费用审批人事前同意方可购买。超过标准的礼品费需要由CEO事前审批同意。
(2)招待客户参观游览的费用报销:招待客户参观或游览时发生的门票费用应在售票处开具统一发票到财务报销,各种参观门票只做参考凭据不做为报销凭证。按照税务机关的规定,报销礼品费发票需要代扣20%个人所得税。

五、办公费
办公费主要包括办公用品用具、书籍资料、复印用品、报刊杂志、办理证件印名片、办公用硬盘、日用品、饮品、绿植租摆等
1、费用审批
(1)办公费报销审批同招待报销审批。
(2)数据中心由各数据中心经理审批。
(3)其他部门发生办公费,经部门经理审批后,为考核预算指标,统一由行政人事VP审批。

六、其他费用
1、其他各项费用严格控制在经过审批的预算范围之内,需要签订合同的,按公司规定的合同审批流程处理。
2、办公用品由各部门按预算报行政部统一购置,以记账式发放,计入费用,各部门不得自行购买。
3、公司福利费用支出按照人事部具体规定执行,各项规定在财务部备案。
4、公司市场部广告性质费用,由市场部按照公司规定的流程办理。
5、各项培训费需事前经各部门、人事部、财务部审核备案,并在发票上签字方可办理报销手续。
6、办公室房租及装修费用由行政部管理,租房及装修的计划审批权集中于最高审批人。
7、数据中心房租、电力、网络费用由战略规划与资源管理部管理,有关计划审批权限集中于最高审批人。
8、固定资产、低值易耗品的购置、调拨、使用和清理必须有计划进行,具体手续参见《公司固定资产管理制度》。
9、在公司各管理部门因工作原因需购买书籍资料时,按如下流程进行申请、采购、登记及报销。申请:由需求部门人员填写邮件申请交部门主管审批。购买的书籍资料必须满足公司管理经营的需要。采购:常用书籍资料统一由行政部购买,专业性较强的书籍,可由需要人员代买,购买人员应按财务报销要求提供发票。登记:书籍到货后,应由采购人员与行政部书籍管理人员共同完成清点,在《书籍管理登记簿》中进行登记,并由采购人员和书籍管理人员在发票后共同签字确认。报销:采购人员凭书籍管理人员共同签字发票完成费用报销,费用记入申请部门当月办公费。借阅:行政部书籍管理人员发布邮件告知相关人员,并在借阅人员借阅及归还书籍时,在《书籍管理登记簿》中进行借出及归还登记。其他:行政部各地书籍管理人员每季度将所有书籍清单以邮件通知公司当地所有人员;财务部每季度与行政部书籍管理人员核对《书籍管理登记簿》。

第三章程序

一、费用支出及报销流程
1、公司不办理员工个人费用性借款,职能部门因办理公司公共性支出需要开据支票、办理电汇的需通过以下借款流程。
2、借款流程:
(1)借款人填写“借款单”一式三联,借款用途注明借款事由、期间、借款经手人;并正确填写大小写金额;经有审批权限的审批人审批后,到财务部办理借款手续;一、二联财务部记账时使用,三联借款人留存,报销时出示此联。
(2)办理公共费用性支出时需将部门费用分配明细单做为借款单附件。(例如,行政部集中采购办公用品、人力资源付出社保费等)
(3)借款经手人应及时索要相应的发票;对跨月尚未报销的支票借款,财务部会将此项借款转至“其他应收款—该员工”名下,并定期催缴,月末报表列示借款明细报告事业部总经理、公司领导;每季度末将对逾期借款进行清理。
3、报销个人费用流程:
(1)报销人填写差旅费报销单、日常费用报销单,将原始单据及《招待费明细单》、《市内交通费明细单》粘贴在报销单后;项目费用须经项目经理审核,交财务部费用会计审核,审核发现问题及时通知报销人修改。
(2)费用会计审核无误的凭单,由报销人交各级审批人审批,审批人审批通过后,经报销人传递到财务部。
(3)审批手续完全的凭单,交财务总监进行财务付款终审,审批后通过银行卡定期将报销款打到员工卡上。
(4)财务部每周二前收取上周各部门报销单据,审核无误的单据财务部进行帐务处理,计部门当月费用,并定期安排付款。
(5)如无特殊原因,逾期费用单据财务部不受理;
(6)跨年度费用单据不能报销(12月电话费单据除外)。
4、原始凭单的审核:
(1)凭收款单位开具的有效发票,发票背面由经手人签字(发票背面除经手人签字外不可有任何字迹)请在清单上填列用途及应注明事项。
(2)收据及白条一律不作为报销凭据。
(3)支付个人劳务费,需要在公司人事部备案(协议书原件及劳务费申领人的身份证复印件),人事部专员计算劳务费结算单,领款人持该结算单到财务部办理支款事宜。
5、报销单填写的分类:
(1)费用报销单: 市场费、运费、维修费、市内交通费、汽车费、交际费(招待费、误餐费、交际其他)、通讯费(电话费、手机费、网络费)、办公费、培训费、会议费、工会经费等个人现金支付的费用填写此单据报销。
(2)差旅费报销单:各项外地差旅费用报销时使用此单。
(3)日常费用报销单:非差旅费报销的上述费用报销填写此报销单。
(4)市内交通费清单:市内出租车票报销附件。
6、报销单填制要求:
(1)报销单按原始凭证内容分类填写。
(2)报销单所附原始凭证要粘贴整齐,不能用订书机订。
(3)电子版报销单以邮件形式审批时,报销表格黏贴在邮件附件,在邮件正文注明费用明细及对应的金额,审批邮件打印后黏贴在报销单下面。

二、费用预算控制
1、年初发布各部门费用预算,各部门负责人、费用审批人将对预算数字负责,严格按照预算数据字控制费用。
2、财务部将设专人对费用预算进行审核,超过当月费用预算的费用,除本部门审批人审批外,需要CEO特别审批。
3、每季末根据业务进展情况对各部门费用预算进行调整。
备注:
1、公司与人事、行政相关的制度由人事行政部制定并负责解释,与财务相关的制度由财务法务部制定并负责解释。
2、本手册颁布实施后,原有类似规章制度自行终止,与本制度有抵触的规定一律以本制度为准。
3、如国家或地方修订或颁布相关法律法规,则以国家法律法规为准。

 


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